Politique de confidentialité Ouihelp Pro

Version en date du 26/05/2025

1. Objet

La protection de vos données personnelles est une priorité pour Ouihelp.

Nous nous engageons à ce que la collecte et le traitement de vos données Personnelles, effectués dans le cadre exclusif de notre activité et/ou à partir de l'Application Ouihelp Pro, soient conformes à la réglementation applicable en matière de protection des données Personnelles, notamment le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), ou encore la Loi Informatique et Libertés.

A cet égard, la présente politique de confidentialité a pour objet de vous informer des modalités de collecte et d'utilisation de vos données personnelles via l'Application Ouihelp Pro et de vos droits au regard de la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles.

La politique de confidentialité s'applique sans restriction ni réserve à l'ensemble de l'Application Ouihelp Pro et reste accessible à tout moment sur l'Application par un lien direct et permanent.

IMPORTANT

Dans le cadre de ses fonctions, l'Auxiliaire de Vie est amené à traiter les données personnelles de son employeur, le Bénéficiaire des Services Ouihelp, et notamment des données sensibles (y compris mais sans s'y limiter des données sensibles concernant l'état de santé ou révélant les habitudes de vie).

L'Auxiliaire de Vie s'engage à traiter toute donnée personnelle :

en conformité avec la Réglementation applicable en matière de protection des Données Personnelles et
en prenant toutes les mesures raisonnables pour que ces données personnelles ne soient pas divulguées, modifiées ou supprimées sans autorisation, sauf dans les cas rendus nécessaires par l'exercice de ses fonctions.

2. Définitions

Les termes et expressions visés ci-après signifient, lorsqu'ils sont précédés d'une lettre majuscule, pour les besoins de l'interprétation et de l'exécution des présentes :

Application : désigne l'application Ouihelp Pro utilisée par l'Auxiliaire de Vie dans le cadre de leur contrat de travail avec le Bénéficiaire.
Auxiliaire(s) de Vie : désigne une personne physique employée du Bénéficiaire et lui fournissant des services d'aide à domicile selon un plan d'accompagnement défini par Ouihelp et en utilisant l'Application.
Bénéficiaires : désigne les clients de Ouihelp, employeurs des Auxiliaires de Vie et bénéficiaires des Services Ouihelp.
Compte AVS : désigne le compte utilisateur de l'Intervenant accessible grâce à un identifiant et un mot de passe dans l'Application.
Données Personnelles : désigne toute donnée à caractère personnel (telle que définie à l'article 4.1 du RGPD) permettant d'identifier de manière directe ou indirecte un Auxiliaire de Vie, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom ou un numéro d'identification.
Politique de confidentialité : désigne la présente politique de confidentialité disponible sur l'Application et encadrant les conditions dans lesquelles les Données Personnelles des Auxiliaires de Vie sont collectées et traitées par le Responsable du Traitement Ouihelp.
Réglementation applicable en matière de protection des Données Personnelles : désigne la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 dite Loi Informatique et Libertés modifiées (« LIL modifiée ») et le règlement général sur la protection des données en date du 27 avril 2016 (« RGPD »).
Responsable du Traitement : désigne la personne morale qui seule, détermine les finalités et les moyens du traitement. Dans le cadre de la Politique de confidentialité, le Responsable du Traitement est Ouihelp et/ou le Bénéficiaire dont l'identité est précisée à l'Article 3 de la Politique de confidentialité.
Services Ouihelp : désigne les services fournis par Ouihelp à ses Bénéficiaires tels que définis dans les Conditions Générales de Services Ouihelp.
Services AVS : désigne les services fournis par Ouihelp aux Auxiliaires de Vie notamment : (i) la mise à disposition de l'Application, (ii) le service de télégestion, (iii) la gestion de planning, (iv) la communication avec Ouihelp.

3. Identité des responsables du traitement

Selon le traitement réalisé sur les Données, le Responsable de Traitement est :

Le Bénéficiaire dont les coordonnées sont indiquées sur le contrat de travail signé par l'Auxiliaire de Vie (pour tous les traitements liés à la relation d'emploi entre le Bénéficiaire et l'Auxiliaire de Vie). Dans ce cas Ouihelp agit en tant que sous-traitant du Bénéficiaire.

Ouihelp (pour les traitements liés au recrutement de l'Auxiliaire de Vie, ainsi qu'à la gestion et au fonctionnement de l'Application, et à la fourniture des Services AVS) :

Ouihelp, Société par actions simplifiée
RCS de Paris n° 817 947 161
Siège social : 130 rue de Lourmel, 75015 Paris
Courriel : contact@ouihelp.fr
Tél : 01 79 35 27 90

4. Collecte et traitement de données personnelles

Les Données Personnelles susceptibles d'être collectées et traitées par Ouihelp, sont les suivantes :

(a) Données Personnelles fournies directement par l'Auxiliaire de Vie : nom, adresse électronique, numéro de téléphone, adresse postale, informations concernant l'éducation (diplôme, titre ou certificat de qualification) et l'expérience professionnelle, permis B, disponibilités pour travailler, préférences quant aux conditions de travail, extrait de casier judiciaire vierge présenté par l'AVS (non conservé), pièce d'identité ou titre de séjour en cours de validité.

(b) Correspondance : contenu des correspondances entre Ouihelp et l'Auxiliaire de Vie, par email ou par l'Application.

(c) Données relatives à la Télégestion et à la Géolocalisation : Dans le cadre strict de l'obligation légale de Télégestion (il s'agit d'une exigence des Conseils Départementaux afin de bénéficier des financements pour nos bénéficiaires), et par nécessité de l'exécution du contrat de service afin d'assurer la qualité de l'accompagnement et la sécurité des Bénéficiaires en situation de dépendance, l'Application collecte des données de localisation précises (latitude, longitude, heure).

Important : Cette collecte s'effectue en arrière-plan (Background Location), c'est-à-dire même lorsque l'application est fermée ou n'est pas utilisée. Ce traitement est limité et minimisé : la position n'est relevée qu'à deux reprises précises, soit 5 minutes et 10 minutes après l'horaire théorique de début de l'intervention, afin de certifier la présence de l'Auxiliaire de Vie sans action manuelle de sa part.

*Géolocalisation : latitude et longitude collectées directement sur le terminal de l'Auxiliaire de Vie, données de présence (information indiquant si se trouve ou non dans sa zone de mission). Ces données sont collectées et utilisées exclusivement à des fins de preuve en cas de contestation des heures travaillées et de facturation. Plus d'informations sur ce traitement sont fournies à l'Auxiliaire de Vie au moment de la signature de son contrat de travail.

(d) Données relatives à la relation d'emploi entre le Bénéficiaire et l'Auxiliaire de Vie : il s'agit des données collectées au nom et pour le compte du Bénéficiaire pour la gestion de la relation de travail avec l'Auxiliaire de Vie. Il s'agit notamment de (cette liste peut ne pas être exhaustive) : contrat de travail ; RIB ; salaire ; taux d'imposition (prélèvement à la source) ; données transmises via la Déclaration sociale nominative ; Historique des heures de travail au domicile des bénéficiaires ; Volet numéro 3 des arrêts et accidents de travail des AVS (en cas d'ATMP) ; congés et absences ; Numéro de sécurité sociale.

(e) Informations relatives aux études/enquêtes : Ouihelp demande aux Auxiliaires de Vie de répondre à des questionnaires, études ou enquêtes utilisées à des fins de recherche et d'amélioration des Services AVS et des Services Ouihelp. Dans ce cas, les données et réponses fournies dans le cadre de l'enquête sont collectées par Ouihelp.

5. Finalités et bases légales

Le Responsable du Traitement collecte et traite les Données Personnelles des Auxiliaires de Vie pour les finalités et bases légales suivantes :

Finalités	Bases légales	Responsable de traitement
Gestion des candidatures : pour recruter les Auxiliaires de Vie et constituer une CV-thèque	Intérêt légitime (pour recruter et désigner efficacement des Auxiliaires de Vie)	Ouihelp
Fourniture de l'accès à l'Application et des Services AVS : pour permettre aux Auxiliaires de se créer un compte sur l'Application, créer un profil et paramétrer leurs préférences d'environnement de travail et leurs disponibilités ; utiliser le service télégestion, communiquer avec Ouihelp via la messagerie.	Exécution d'un contrat ; intérêt légitime (afin de fournir correctement les Services AVS et les Services Ouihelp)	Ouihelp
Télégestion et validation des interventions : assurer le suivi précis des heures travaillées, y compris via la télégestion automatique en arrière-plan, afin de garantir la facturation exacte et la preuve de présence au domicile, et de répondre à l'impératif de sécurité et de protection des Bénéficiaires en situation de dépendance.	Exécution d'un contrat ; intérêt légitime (afin de fournir correctement les Services AVS et les Services Ouihelp)	Ouihelp
Fourniture de contenu sur les Services Ouihelp : pour envoyer des e-mails d'alerte, d'information, des mises à jour, des offres Ouihelp.	Intérêts légitimes (pour fournir des actualités et nouvelles à jour concernant les Services Ouihelp)	Ouihelp
Gestion de la relation de travail, au nom et pour le compte du Bénéficiaire Employeur : rédaction du contrat de travail ; paie ; formalités URSSAF ; gestion des litiges, gestion de la fin de la relation ; conservation des Données Personnelles pour les durées légales à la fin de la relation ; contrôle de la durée de travail.	Exécution d'un contrat (entre le Bénéficiaire et l'Auxiliaire de Vie) ; Intérêt légitime de Ouihelp à assurer un suivi de l'exécution des prestations fournies au Bénéficiaire.	Le Bénéficiaire (Ouihelp agit comme sous-traitant) / Ouihelp
Elaboration de statistiques sur l'utilisation de l'Application, sur les conditions de travail des Auxiliaires, leurs préférences etc. : pour analyser les Données Personnelles afin de mieux comprendre les besoins des Auxiliaires de Vie en matière de services et de marketing.	Intérêt légitime (améliorer et développer l'Application et les Services AVS)	Ouihelp
Empêcher, détecter et enquêter sur toutes activités potentiellement interdites ou illégales	Intérêt légitime (de faire cesser une activité qui pourrait nuire à Ouihelp) ; Obligation légale ; Constatation, exercice ou défense d'un droit en justice	Ouihelp
Réorganisation de l'activité de Ouihelp : dans le cas où Ouihelp : (i) fait l'objet de négociations pour la vente de son activité ou d'une partie de celle-ci à un tiers ; (ii) est cédée à un tiers ; ou (iii) subit une restructuration, Ouihelp peut avoir besoin de transférer tout ou partie des Données Personnelles au tiers concerné (ou à ses conseillers) dans le cadre de tout processus de diligence raisonnable aux fins d'analyser toute vente ou restructuration proposée. Ouihelp peut également être amené à transférer les Données Personnelles à cette entité restructurée ou à ce tiers après la vente ou la restructuration, afin qu'ils les utilisent aux mêmes finalités que celles énoncées dans la présente politique.	Intérêts légitimes (afin de permettre à Ouihelp d'apporter des changements à sa structure et son activité)	Ouihelp
Conformité à des obligations légales ou réglementaires : Ouihelp peut traiter les Données Personnelles afin de se conformer à ses exigences réglementaires ou de dialoguer avec les régulateurs, le cas échéant, ce qui peut inclure la divulgation des Données Personnelles à des tiers, au service des tribunaux et/ou aux régulateurs ou aux forces de l'ordre dans le cadre de demandes de renseignements, de procédures ou d'enquêtes menées par ces parties partout dans le monde ou lorsque Ouihelp est contraint de le faire. Cela inclut également les réponses aux demandes des Auxiliaires de Vie d'exercer les droits qui leurs sont octroyés par la Réglementation applicable en matière de protection des Données Personnelles.	Obligation légale ; Constatation, exercice ou défense d'un droit en justice	Ouihelp

6. Durée de conservation des données personnelles

Les durées de conservation des Données Personnelles appliquées par Ouihelp sont déterminées en fonction des besoins de l'entreprise et des obligations légales. Ouihelp conserve les Données Personnelles pour la durée nécessaire à la ou aux finalités de traitement pour lesquelles les Données ont été collectées, et toute autre finalité connexe autorisée.

Si Ouihelp utilise les Données Personnelles pour deux finalités, ces Données seront conservées jusqu'à l'expiration de la finalité dont le délai est le plus long, mais ne seront plus utilisées pour la finalité dont le délai est le plus court une fois ce délai expiré.

Lorsque les Données Personnelles ne sont plus nécessaires, et que leur conservation n'est plus rendue obligatoire par la loi, Ouihelp les rend anonymes de manière irréversible (et peut conserver et utiliser les données rendues anonymes) ou les détruit de manière sécurisée.

Ouihelp conserve les données personnelles des Auxiliaires de Vie pour le compte du Bénéficiaire.

7. Destinataires des données

Les Données Personnelles collectées sont destinées aux services internes de Ouihelp dans le but exclusif de fournir les Services AVS aux Auxiliaires de Vie et les Services Ouihelp aux Bénéficiaires. Toutes les personnes au sein de Ouihelp pouvant être amenées à accéder aux Données Personnelles sont tenues par une obligation de confidentialité.

Ouihelp peut également partager les Données Personnelles avec ses sous-traitants qui exécutent des services pour son compte, pour les finalités décrites dans la présente Politique de Confidentialité. Il s'agit de ses hébergeurs, fournisseur de service de gestion de la paie, fournisseur de services de gestion de la base de données des candidats, etc. Ouihelp exige contractuellement de ces sous-traitants qu'ils maintiennent les Données Personnelles confidentielles et qu'ils ne les utilisent pas à d'autres fins que celles nécessaires à l'exécution du contrat entre eux et Ouihelp.

Les Données Personnelles peuvent être transférées, et/ou stockées, en dehors de l'Espace Economique Européen (EEE). Certains pays situés en dehors de l'EEE ont été approuvés par la Commission Européenne comme offrant des protections essentiellement équivalentes aux lois de protection des données de l'EEE et, par conséquent, aucune mesure de protection supplémentaire n'est requise pour exporter des Données Personnelles vers ces juridictions. Dans les autres pays qui n'ont pas reçu ces approbations car les lois de protection des données y sont susceptibles d'être d'un niveau inférieur, Ouihelp s'appuie sur des fondements juridiques justifiant ce transfert, telles que les clauses contractuelles types approuvées par la Commission Européenne, ou d'autres bases légales autorisées par les exigences légales applicables. Ouihelp peut être tenu de prendre des mesures supplémentaires spécifiques pour protéger les Données Personnelles. Une copie des mesures de protection spécifiques appliquées au transfert des Données personnelles peut être obtenue en contactant Ouihelp.

8. Sécurité des données et lieu de conservation

Ouihelp met en oeuvre les mesures techniques et d'organisation appropriées afin de protéger les Données Personnelles contre la destruction accidentelle ou illicite, la perte, l'altération, la diffusion ou l'accès non autorisé, et pour préserver la confidentialité des données collectées.

Ouihelp ne peut garantir la sécurité absolue des Données Personnelles. Dans le cas où Ouihelp aurait connaissance d'une brèche de sécurité, à savoir une perte de disponibilité, d'intégrité ou de confidentialité des Données Personnelles, de manière accidentelle ou illicite, Ouihelp s'engage à notifier l'autorité de protection des données compétente et, le cas échéant, à en informer l'Auxiliaire de Vie conformément à ses obligations au titre de la Réglementation applicable en matière de protection des Données Personnelles.

Toutes les informations fournies par l'Auxiliaire de Vie sont stockées sur les serveurs sécurisés de Ouihelp ou ceux de ses sous-traitants, et sont accessibles et utilisées conformément aux politiques et normes de sécurité Ouihelp. L'Auxiliaire de Vie est responsable de la sécurité de son téléphone et du maintien de la confidentialité des informations qui y sont stockées et accessibles. Nous vous demandons de ne jamais donner accès à votre Compte AVS à un tiers.

9. Droit des personnes concernées

En application de la Réglementation applicable en matière de protection des Données Personnelles, les Auxiliaires de Vie des Services Ouihelp disposent des droits suivants :

Droits des Auxiliaires de Vie	Conditions d'exercice	Traitements concernés
Droit d'accès	Les Auxiliaires de Vie sont en droit de demander la confirmation que leurs Données Personnelles sont ou ne sont pas traitées, et, le cas échéant, de demander l'accès à leurs informations et Données Personnelles, dans les conditions définies à l'article 15 du RGPD.	Tous
Droit de rectification	Les Auxiliaires de Vie sont en droit de demander la correction de leurs Données Personnelles inexactes dans les conditions définies à l'article 16 du RGPD.	Tous
Droit de limitation	Les Auxiliaires de Vie sont en droit de demander à Ouihelp de limiter le traitement de leurs Données Personnelles dans les conditions définies à l'article 18 du RGPD.	Traitements fondés sur le consentement des Auxiliaires de Vie, sur l'exécution du contrat et sur l'intérêt légitime de Ouihelp.
Droit de suppression	Les Auxiliaires de Vie sont en droit de demander à un organisme l'effacement de Données Personnelles les concernant dans les conditions définies à l'article 17 du RGPD. En cas de demande de suppression de leurs Données Personnelles, Ouihelp pourra néanmoins les conserver sous forme d'archivage intermédiaire, et ce pour la durée nécessaire à la satisfaction de ses obligations légales, comptables et fiscales.	Traitements fondés sur le consentement des Auxiliaires de Vie, sur l'exécution du contrat et sur l'intérêt légitime de Ouihelp.
Droit d'opposition et de retrait du consentement	Les Auxiliaires de Vie ont le droit de demander à exercer leur droit d'opposition dans les conditions définies à l'article 21 du RGPD. Si les Auxiliaires de Vie sont concernés par la prospection par email, ils peuvent cliquer sur les liens hypertextes « Me désabonner » présents dans chaque newsletter. Le retrait du consentement des Auxiliaires de Vie ne portera pas atteinte à la licéité des traitements réalisés avant le retrait de celui-ci.	Traitements fondés sur l'intérêt légitime de Ouihelp
Droit à la portabilité	Dans les conditions définies à l'article 20 du RGPD, les Auxiliaires de Vie ont le droit de recevoir les données personnelles fournies à Ouihelp, dans un format structuré, courant et lisible par machine, et de transmettre ces informations à un tiers sans entrave.	Traitements fondés sur l'exécution du contrat ou le consentement de l'Auxiliaire de Vie
Droit de formuler des directives post-mortem	Les Auxiliaires de Vie ont le droit de formuler des directives post-mortem spécifiques et générales concernant la conservation, l'effacement et la communication de leurs Données Personnelles. En l'absence de toute directive, leurs héritiers peuvent s'adresser à Ouihelp afin d'accéder aux traitements permettant l'organisation et le règlement de la succession du défunt. En tout état de cause, les Auxiliaires de Vie ont la possibilité d'indiquer à Ouihelp, à tout moment, qu'ils ne souhaitent pas, en cas de décès, que leurs Données personnelles soient communiquées à un tiers.	Tous
Droit de réclamation	Les Auxiliaires de Vie peuvent, à tout moment, porter réclamation devant l'autorité de contrôle compétent, à savoir la CNIL (www.cnil.fr)	Tous

Ouihelp adresse une réponse dans un délai d'un (1) mois maximum suivant la date de réception de la demande de l'Auxiliaire de Vie. Ce délai pourra être prolongé de deux (2) mois supplémentaires compte tenu de la complexité et du nombre de demandes.

Pour exercer ses droits, l'Auxiliaire de Vie est invité à en faire la demande en justifiant de son identité et en précisant l'objet de sa demande :

Par email à l'adresse suivante : dpo@ouihelp.fr
Par courrier à l'adresse suivante : Ouihelp – 130 rue de Lourmel, 75015 Paris

10. Modification de la politique de confidentialité

La Politique de confidentialité peut être modifiée à tout moment, notamment afin d'assurer sa conformité aux évolutions législatives et réglementaires.

Une information et/ou une demande d'acceptation sera dès lors communiquée à l'Auxiliaire de Vie si nécessaire via l'Application Ouihelp Pro.

Les Données Personnelles des Auxiliaires de Vie sont collectées et traitées conformément à la Politique de confidentialité en vigueur au moment de leur collecte, sauf si une prescription légale impérative venait à en disposer autrement et serait d'application rétroactive.

Il est recommandé de consulter la Politique de confidentialité régulièrement afin de prendre connaissance des éventuelles modifications ou mises à jour qui y sont apportées.

11. Contact

En cas de doute ou de questions concernant la confidentialité et l'utilisation des Données Personnelles par Ouihelp, l'Auxiliaire de Vie est invité à adresser sa demande à l'adresse suivante : dpo@ouihelp.fr.